2024. 2. 6. 12:41ㆍETC
행사 장소 대관 시 고려해야 할 점 5가지
행사 준비 시 맞춤형 장소 대관을 하려면?
행사를 기획할 때 준비되어 있는 장소가 있지 않으면 대관을 하게 됩니다.
일반 카페, 펍, 클럽, 레스토랑부터 세미나실, 파티룸, 호텔 연회장 및 전문 이벤트 시설 공간까지 그 행사 유형에 맞게 정해진 비용을 지불하고 대관을 하게 되는데요, 전체 행사 예산의 큰 비중을 차지하는 비용이 들어가는 장소 대관인 만큼 더 신중하게 컨택할 필요가 있습니다.
행사 기획 시 맞춤형 장소 대관을 하기 위한 체크 포인트 5가지를 정리해 봅니다.
Check point 1. 행사 유형 및 프로그램을 먼저 고려하기
행사 유형 및 프로그램을 진행하기 위한 환경이 갖추어진 곳을 컨택해야
더 합리적인 행사 진행이 가능
본 행사의 유형 및 진행하고자 하는 프로그램을 먼저 고려하여 맞춤형 시스템과 공간 환경이 맞는지를 체크해야 합니다. 예를 들면 기업 외부 런칭행사 및 무대 프로그램 진행이라면 무대 및 시스템이 얼마만큼 갖추어져 있는지를 체크해야 하고 론칭하는 상품에 대한 부스 프로그램을 기획하기 위한 공간이 충분한지를 체크해야 추가적인 시스템 비용을 줄일 수 있고 원활한 공간 활용을 할 수 있습니다.
Check point 2. 대중교통 편리함 및 주차 시설 확인하기
행사에 참여하는 대상의 유형을 사전 체크하여 방문 교통수단을 고려하기
행사에 참여하는 대상을 고려하여 어떤 교통수단으로 행사장을 방문할지를 체크하여 주차시설이 얼마나 잘되어 있는지, 정해진 인원수에 맞는 주차공간이 있는지 혹은 대중교통을 이용해서 방문하는 대상이 많을 경우엔 인근에 대중교통 시설이 근접해 있는지를 사전 조사를 통해 체크하여 대관해야 참여자들이 더 편리하게 행사를 참여할 수 있습니다.
Check point 3. 대관 측 담당자는 소통과 조율이 원활한가?
대관 측 담당자와의 소통이 유연할수록 더 완성도 높은 행사 연출이 가능
장소 측 담당자와 준비 기간 및 운영 시에 소통이 얼마만큼 원활한지는 중요한 요소입니다. 행사마다 장소 측에 요청하는 요청사항은 다르고 요청사항이 얼마만큼 유연하게 적용되는지, 현장에서는 변수가 생길 시 얼마만큼 대처가 가능한지는 행사를 연출하면서 중요한 요소입니다. 행사 담당자와 함께 소통한 장소 측 담당자가 행사 진행 시 현장에 상주를 하고 있는지의 여부도 중요한 요소일 것입니다.
Check point 4. 식사 포함 여부 및 음식 반입 가능 여부 체크하기
식사가 필요한 행사에는 식사가 가능한지, 퀄리티는 어떤지,별도 준비가 필요할 경우 식사 반입 여부 체크는 필수
음식과 주류가 필요한 행사에서는 장소 측에서 식사 와 음료 준비가 가능하지를 체크해 보고 불가할 경우 반입 가능 여부를 체크하여야 합니다. 예를 들어 호텔 연회장 대관의 경우 대부분은 호텔 음식을 이용해야 하고 펍/카페/클럽 등의 공간에서는 평소 사업장에서 판매되는 음식과 음료 외에도 반입이 가능한 경우가 대부분입니다. 반입을 하게 될 경우에는 현장에서 불과 물의 사용 여부도 사전 체크해 봐야 할 중요한 체크 포인트입니다.
Check point 5. 이용 후 정리 및 청소 포함 여부 체크하기
정리/청소 여부를 사전 체크하여 행사 후 추가적인 비용 방지하지
행사 종료 후에는 행사 운영이 사용되었던 많은 쓰레기와 폐기물이 나오고 정리와 청소가 필요합니다. 보통 대부분의 대관비에는 청소와 정리 비용이 포함되어 있어 편리하게 이용할 수 있지만 간혹 특정 유형의 장소 측에서는 정리 및 폐기물 처리를 요구하는 경우가 있습니다. 추가적인 비용이나 노동이 발생하지 않도록 사전 정리/청소 비용을 체크해 보는 것이 좋습니다.
행사 유형은 워낙 다양하기에 대관할 수 있는 장소 또한 그 종류와 유형이 다양합니다.
소개 드린 5가지 체크 포인트 외에도 그때 행사 기획에 맞게 많은 부분을 사전 및 운영 시 확인하고 또 확인하여야 합니다.
어뮤즈컴퍼니는 장소 대관의 이 모든 체크할 사항들을 철저히 준비하여
담당자님들의 수고를 덜어드립니다.
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각 분야 국내 최고 전문가들이 기획/연출하여 가장 이상적인 이벤트를 만들어 드릴 것을 약속드립니다.
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