2024. 2. 6. 09:16ㆍETC
기업 행사 대행 업체 컨택 포인트 7가지
전문적인 기업 행사 대행 업체는 어디일까?
국내엔 수많은 이벤트 대행 업체가 있습니다.
그중엔 무대 연출에 특성화되어있는 업체, 파티 기획사, 케이터링 전문 업체, 렌탈 전문 업체, 연예인 섭외 대행사 등등
기업 담당자님들은 기업 내/외부 행사를 대행 컨택할때 과연 어떤 이벤트 회사를 선택하는 게 효율적일까요?
소중한 우리 기업 내/외부 행사를 대행해 줄 업체를 컨택할 때 꼭 체크하여야 할 10가지 포인트를 정리해 보겠습니다.
Check point 1. 기업행사의 이해도가 충분한 업체인가?
기업 행사의 목적을 정확히 이해하고 기획하는 것이 중요
기업행사는 크게 둘로 나뉩니다. 기업 임직원들의 친목과 비즈니스의 네트워킹이 목적인 내부 행사, 기업 외부 고객들과의 소통과 기업 및 상품 브랜딩이 주된 목적인 외부 행사. 기업 행사 전문 대행사라면 그 목적을 정확히 파악하고 프로그램을 기획/연출하는 것이 중요할 것입니다.
Check point 2. 정해진 예산안에서 요청사항을 이행할 수 있는가?
정해진 예산에 더 합리적인 품목을 선정하여 제안 드리는 것이 전문가 다운 대행 업체
아무리 대행사 측에서 가지고 있는 프로모션들이 많아도 주최 측에서 요구하는 예산에 품목들을 맞추지 못하면 진행이 어렵습니다. 예산은 대행사가 아닌 주최(기업) 측에서 정하는 것이기 때문에 이를 이해하고, 주최(기업) 측에서 원하는 예산 안에 원하 시는 품목을 합리적으로 선정하여 제안 드릴 수 있는 대행 업체가 담당자님들이 수월하게 업무하실 수 있도록 만듭니다.
Check point 3. 계약 및 진행 절차는 유연한가?
기업 매뉴얼과 요청에 맞는 계약(결제) 및 진행 절차를 유연하게 이행해 주는가?
행사를 준비하는 과정에는 수시로 변경되는 사항이 많을 거고 계약 방식도 기업마다 업체 계약 방식이 상이할 것입니다. 이런 상황에 맞게 그때그때 기획안 및 견적을 수정하고 계약 및 결제 방식을 변경할 수 있는지, 행사 후 특정 결과 보고 서류가 필요할 시에도 요청 사항에 맞게 이행해주는 유연한 업체인지를 체크하시는 것은 담당자님들의 업무를 더 편하게 만들어 줄 것입니다.
Check point 4. 대행 업체의 총괄 담당자는 기업 행사에 대한 경험이 얼마나 있는가?
기업 행사 업체 총괄 담당자가 실질적인 행사 경험이 얼마나 되는지를 체크
행사 대행은 경험이 깡패라는 말이 있습니다. 기업 행사 대행의 경험이 많은 대행 업체는 많지만 실질적으로 기획하고 현장에서 연출하는 총괄 담당자가 경험이 부족한 경우가 종종 있습니다. 초기 기획부터 미팅하고 기획하고 대행을 이끌어가는 업체 담당자가 실질적으로 기업행사에 관련 경험이 얼마나 있고 그 담당자가 직접 현장을 연출하는지를 체크해 보셔야 합니다.
Check point 5. 트렌디한 프로그램 기획이 가능한 업체인가?
기업이 행사로 실현하고 싶은 방향성을 정확히 파악하고 트렌디 하게 표현할 수 있는 업체인가?
일반적인 기업 행사 틀에서 벗어나 더 트렌디하게 브랜을 할 수 있는지, 얼마나 이색적인 컨셉/테마를 설정하여 프로그램을 기획할 수 있는지는 기업행사에 아주 중요한 요소입니다. 참여하는 대상을 고려하고 주최(기업)에서 원하는 방향성을 정확히 파악하고 기획하는 능력은 대행 업체마다 상이하며 미팅과 기획안을 통해 체크해 봐야 할 필수 요소입니다.
Check point 6. 견적서와 기획안 및 현장 미팅은 비용 없이 진행되는가?
무료 견적서와 무료 기획안을 받아 볼 수 있는 곳인가?
다양한 명분으로 추가 요금을 요구하는 대행사가 많습니다. 초기 문의를 할 때 초기 견적과 기획안 및 현장 미팅에 대한 비용은 없는지 확인해 봐야 하며 이후 진행 상황에서도 어디까지 선금 없이 진행이 가능한지를 체크해 봐야 하고 조율할 수 있는 부분이 유연한지를 확인하여야 합니다.
Check point 7. 요청하는 품목을 원스톱(ONE-STOP)으로 진행할 수 있는가?
모든 이벤트 분야 대행을 원스톱으로 진행이 가능한 업체인가?
기업 행사에는 다양한 이벤트 분야의 품목이 들어갑니다. 장소/렌탈/시스템/음식/주류/공간데코/사회자 및 연예인 섭외 등 각기 대행사를 찾아서 진행하시기엔 담당자님들의 업무가 비효율적여질 수 있기에 이것들을 한 곳의 대행사에서 전체 진행이 가능한지를 체크해 봐야 합니다.
기업 내/외부 행사 대행
이벤트 컨설팅 업체 어뮤즈컴퍼니
국내외 최고 기업과의 행사 대행 경험이 풍부한
각 분야 국내 최고 전문가들이 기획/연출하여 가장 이상적인 이벤트를 만들어 드릴 것을 약속드립니다.
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